Angebotsprozess automatisieren
Vertriebsprozesse automatisieren und Digitalisierung mit automatischer Angebotserstellung
Die Ausgangslage
Ein Unternehmen trat mit dem Bedarf an uns heran, seinen unstrukturierten Angebotsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Die initialen Gespräche offenbarten, dass der bestehende Prozess viele manuelle Schritte beinhaltete, die häufig zu Fehlern führten und viel Zeit in Anspruch nahmen. Der Angebotsprozess war kompliziert und ineffizient, da zahlreiche Dokumente wie Preislisten, Konfigurationen und technische Daten über verschiedene Excel-Tabellen und Word-Dokumente verstreut waren. Die manuelle Weitergabe dieser Informationen zwischen den Abteilungen Vertrieb, Engineering, Projektmanagement und anderen Bereichen verzögerte den Prozess zusätzlich und machte ihn fehleranfällig.
Das Hauptziel des Projekts war es, den Angebotsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren. Wir sollten eine Lösung entwickeln, die die bestehenden manuellen Schritte ersetzt und eine einheitliche, strukturierte Plattform bereitstellt. Diese Plattform sollte es ermöglichen, Preislisten, Konfigurationen und technische Daten zentral zu verwalten und automatisch zu aktualisieren. Darüber hinaus war es unser Ziel, die interne Kommunikation zu verbessern und den gesamten Prozess transparenter und schneller zu gestalten.
Die Umsetzung
Workshop und Prozessanalyse
Der erste Schritt in der Umsetzung war die Organisation eines Workshops mit den Schlüsselmitarbeitern aus Vertrieb, Engineering, Projektmanagement und Produktmanagement. In diesem Workshop analysierten wir den bestehenden Angebotsprozess im Detail. Die Analyse zeigte, dass zahlreiche unterschiedliche Dokumente wie Preislisten, Konfigurationen und technische Daten, die über verschiedene Excel-Tabellen und Word-Dokumente verteilt waren, den Prozess verkomplizierten. Informationen mussten zwischen verschiedenen Abteilungen hin- und hergeschickt werden, was den Prozess verlangsamte und fehleranfällig machte.
Entwicklung eines Prozessdiagramms
Basierend auf den Erkenntnissen aus dem Workshop erstellten wir ein einheitliches Prozessdiagramm, das alle Aufgaben und Zuständigkeiten klar definierte. Dieses Diagramm wurde mit allen Beteiligten abgestimmt und diente als Grundlage für die weitere Entwicklung. Es half, den bestehenden Prozess zu strukturieren und Bereiche zu identifizieren, in denen unsere Software zur Optimierung beitragen konnte.
Anpassung des Enterprise Produktkonfigurators
Für die Umsetzung des Projekts nutzten wir unseren Enterprise Produktkonfigurator, der sich durch seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auszeichnet. Anstatt das Unternehmen dazu zu zwingen, sich an ein starres SaaS-Produkt anzupassen, konnten wir unsere Software genau an deren spezifische Anforderungen und Prozesse anpassen. Diese Anpassung ermöglichte es, den Angebotsprozess effizient zu digitalisieren und zu automatisieren, ohne die bestehende Arbeitsweise des Unternehmens grundlegend zu verändern.
Prototyping und Weiterentwicklung
Wir entwickelten einen Prototyp des neuen Konfigurators, der als technische Demonstration und als Werkzeug zur Förderung der internen Kommunikation diente. Dieser Prototyp machte den Mehrwert der Digitalisierung greifbar und inspirierte die Mitarbeiter zu weiteren Ideen. In einem nachfolgenden Workshop sammelten und priorisierten wir diese Ideen, um sie in die Entwicklung der endgültigen Version einfließen zu lassen. Nach mehreren Entwicklungsiterationen wurde die erste vollständige Version unseres Konfigurators fertiggestellt.
Einführung und Schulung
Nach der Fertigstellung folgten intensive Trainings und eine zweiwöchige Testphase für eine ausgewählte interne Gruppe. Diese Phase ermöglichte es, letzte Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neue Lösung effektiv nutzen können. Die Anwendung ging anschließend live, und bereits nach drei Monaten konnten wir eine erste positive Bilanz ziehen: Die Erstellung von Angeboten, die zuvor eine Woche dauerte, konnte nun in wenigen Stunden abgeschlossen werden.
Die Lösung
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Durch die Automatisierung des Angebotsprozesses können Vertriebsmitarbeiter sich nun voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, statt zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten zu verrichten. Die Anzahl der erstellten Angebote stieg, und die Fehlerquote sank enorm. Alle Angebote sind stets aktuell, da die Daten automatisch aktualisiert werden.
Erweiterte Funktionen und Kundenzufriedenheit
Zusätzlich bietet der Konfigurator die Möglichkeit, Kunden eine schematische 3D-Zeichnung ihrer konfigurierten Maschine zu liefern, was das Verständnis und die Zufriedenheit weiter erhöht. Diese Visualisierungen tragen dazu bei, komplexe technische Details klar und verständlich zu präsentieren.
Nachhaltige Vorteile
Die Einführung unseres Enterprise Konfigurators zeigt, dass die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen nicht nur notwendig, sondern auch einfach umsetzbar ist und schnell zu messbaren Erfolgen führt. Unternehmen profitieren von der Flexibilität unserer Lösung, die sich an ihre spezifischen Bedürfnisse anpasst, ohne sie in starre Strukturen zu zwingen.
Digitalisieren Sie Ihren Angebotsprozess und beschleunigen Sie Ihren Vertrieb um ein Vielfaches.
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Interaktive Messesoftware
Wir haben eine eigene interaktive Messesoftware namens NewBeeVision entwickelt. Diese Standardlösung umfasst integriertes Asset Management, einen Video-Viewer, eine Image Gallery und einen 3D Viewer. NewBeeVision kann flexibel durch Konfiguratoren, Visualisierungen und benutzerdefinierte Designs erweitert werden, um den individuellen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.
Mehr InformationenWebseite und Lernplattform für Finanzen
Wir haben eine umfassende digitale Finanzplattform aufgebaut. Im Rahmen dieses Projekts wurden sowohl eine Webseite als auch eine digitale Lernplattform entwickelt. Zudem haben wir ein internes Tool für Berater erstellt, das die Erstellung von Gesprächsprotokollen, die Berechnung von Vertragsrenditen, die Visualisierung von Investments und die Anzeige aller Finanzprodukte in einem übersichtlichen Dashboard ermöglicht.
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